Les archives papier représentent le cœur d’une organisation, retraçant son histoire, ses processus et ses décisions importantes. Elles peuvent sembler obsolètes pour certains, mais elles sont toujours essentielles pour de nombreuses entreprises et institutions. La conservation des archives est donc un enjeu majeur, et ce, pas seulement pour des raisons historiques ou légales. Elle implique également le respect de certaines règles et normes de conservation, d’autant plus lorsque l’on considère les implications liées à la destruction de documents.
Des professionnels dignes de confiance
Généralement, les équipes d’archivistes procèdent aux étapes d’inventaire, de mise en cartons et de retrait des archives sur une même journée, évitant ainsi que des archives à caractère confidentiel ne s’égarent ou ne tombent entre des mains inappropriées. Chez Novarchive, les dossiers les plus sensibles peuvent être placés dans des chemises opaques garantissant la confidentialité même pendant la livraison ou la mise en carton. Les étiquettes apposées sur les cartons ne comportent que des numéros et un code barre ce qui empêche d’en connaître le contenu par un simple regard (et rend même le client anonyme). Ces dernières sont scannées à chaque étape de la prise en charge pour assurer une traçabilité optimale : à tout moment, on peut savoir où se trouve un conteneur.
Un transport discret et ultra sécurisé
Une fois les archives retirées, le transport des archives peut s’effectuer dans un véhicule banalisé, à la demande du client, pour éviter d’attirer l’attention. La préservation de l’anonymat renforce la sécurité des archives jusqu’au lieu de dépôt. Chacun de nos camions étant géolocalisé, son itinéraire peut être retracé et sa position connue
