Il peut être difficile de garder une trace de tout, et il est facile de perdre des documents importants. C’est là que l’archivage de documents entre en jeu. Conformité avec la législation, meilleur fonctionnement de l’entreprise, réduction des coûts, intérêt historique : les raisons de conserver des archives privées et publiques ne manquent pas. Zoom sur les différents enjeux du stockage de documents archivés et de la gestion des archives (records management).

La législation française impose aux entreprises et aux organismes publics de conserver leurs archives pendant des durées spécifiques, qui peuvent s’étendre jusqu’à cent-vingt ans, en fonction de la nature des documents. Cette obligation légale n’est pas à prendre à la légère, car elle a un impact significatif sur la conformité aux réglementations et les droits juridiques d’une organisation. L’archivage correct permet de protéger ces droits en cas de contentieux et de justifier toutes les activités lors d’une inspection. De plus, pour qu’une archive ait une valeur probante, il est impératif de pouvoir démontrer son authenticité et son intégrité en particulier pour les documents électroniques.

L’archivage ne doit pas compromettre la sécurité des archives, en particulier celles qui contiennent des informations à caractère sensible. C’est pourquoi sécuriser les lieux de stockage des archives, physiques ou numériques, est une priorité. Une société d’archivage numérique stockera numériquement tous vos documents qui seront regroupés sur un serveur sécurisé, ce qui garantit que vos données sont à l’abri du feu, de l’eau et d’autres dangers. Les sites de conservation doivent donc faire l’objet d’une attention particulière, afin d’être protégés des sinistres et des intrusions, tout en garantissant la sécurité de vos données personnelles. Les solutions d’archivage numérique doivent quant à elles disposer de plusieurs outils de sécurité (mots de passe, pare-feu, traçabilité, etc.).

Cependant, l’archivage ne se limite pas à la simple conservation. Il doit également garantir la sécurité des documents, en particulier lorsqu’ils renferment des informations sensibles. Dans un monde où la cybersécurité est devenue cruciale, la protection des données archivées est d’une importance capitale.

Les sites de stockage physiques, où des documents papier sont conservés, font l’objet d’une attention minutieuse pour minimiser les risques. Des mesures strictes sont mises en place pour éviter les sinistres, tels que les incendies et les inondations. Les locaux de stockage sont équipés de systèmes de sécurité avancés pour dissuader les intrusions, et l’accès aux documents est étroitement contrôlé.

L’archivage numérique sécurisé est indispensable. Les données archivées sont souvent la cible de cyberattaques, et leur perte ou leur compromission peut avoir des conséquences graves. C’est pourquoi il est essentiel de choisir des solutions d’archivage numérique (SAE) qui mettent en œuvre des protocoles de sécurité de pointe.

Une solution d’archivage numérique sécurisée stockera numériquement vos documents sur un serveur sécurisé. Ces serveurs sont protégés contre les menaces telles que les intrusions, les attaques par déni de service, et autres. De plus, des mesures de chiffrement peuvent être effectuées pour garantir que même en cas de vol de données, elles restent inaccessibles aux tiers non autorisés.

Les mots de passe et l’authentification à deux facteurs sont généralement utilisés pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents archivés. Les pare-feu et les systèmes de traçabilité assurent un niveau supplémentaire de sécurité

Il est important de noter que la sécurité des archives est une préoccupation constante. Les solutions d’archivage numérique sont mises à jour régulièrement pour faire face aux nouvelles menaces et aux évolutions technologiques, garantissant ainsi la pérennité et la protection de vos données archivées.