Les archives regroupent l’ensemble des documents liés à l’activité d’une entreprise (archives privées) ou d’une organisation publique (archives publiques). Elles remplissent une triple fonction administrative, juridique et de témoignage. Elles sont nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation et la loi impose leur conservation pour une certaine durée, qui peut aller jusqu’à 30 ans.

Il faut avant tout s’assurer de la fiabilité des collaborateurs à qui l’on confie ses archives. Pour offrir cette garantie, M3-Techfait par exemple signer à ses employés un engagement de confidentialité avant de les embaucher, et s’assure que leur casier judiciaire est vierge La fidélité des salariés reste également un gage de probité.

Les entreprises et les administrations publiques manipulent au quotidien de nombreux documents de nature administrative, commerciale, comptable et fiscale… Ces documents contiennent des informations, confidentielles ou non, qui aident ces organisations à mener des actions et à réaliser leurs objectifs mais aussi qui prouvent qu’elles les ont menées dans le respect des réglementations et des lois. C’est par exemple le cas des contrats conclus avec les fournisseurs ou les documents financiers. En archivant et en classant les documents, les organisations disposent d’une information claire et accessible et s’inscrivent dans une double démarche :

• optimiser les flux documentaires, réduire les doublons, améliorer la traçabilité de l’information
• favoriser la gestion en interne pour accroître la performance et l’efficacité de l’entreprise.

La valeur probante des archives

Selon l’Organisation internationale de normalisation (ISO), une archive est « une information créée, reçue et maintenue comme preuve, par une organisation ou une personne, en cas de poursuites judiciaires, par obligation légale ou à des fins de conduite des affaires ». L’archivage est donc un moyen de garantir et de prouver les droits des entreprises en cas de litige. En outre, conserver ses archives pendant une durée minimale est une obligation légale au regard du code de commerce et du code général des impôts (CGI).

La valeur historique des archives

Les archives ont également une grande valeur pour les historiens et pour le maintien de la mémoire collective. Ce sont des sources très utiles pour connaître le passé. Dans une organisation privée, les archives permettent par exemple de forger une culture d’entreprise ou de s’appuyer sur des retours d’expérience. Dans le cadre public, les archives participent à mieux comprendre aujourd’hui les civilisations et les générations qui nous ont précédées.

L’archivage numérique sécurisé est indispensable. Les données archivées sont souvent la cible de cyberattaques, et leur perte ou leur compromission peut avoir des conséquences graves. C’est pourquoi il est essentiel de choisir des solutions d’archivage numérique (SAE) qui mettent en œuvre des protocoles de sécurité de pointe.