La sécurisation des archives à chaque étape du processus
Archivage interne ou externe ? Physique ou numérique ? A l’heure de choisir un système d’archivage, chaque entreprise doit identifier ses besoins. Il s’agit d’une tâche difficile qui requiert souvent l’assistance de professionnels : les archivistes. Cependant, quel que soit le mode d’archivage choisi, celui-ci doit répondre à un besoin fondamental commun à toutes les entreprises : la confidentialité des données. Pour assurer une protection maximale des archives, il est nécessaire de mettre en place des mécanismes de sécurité pour chaque étape du processus d’archivage.
Des professionnels dignes de confiance
Généralement, les équipes d’archivistes procèdent aux étapes d’inventaire, de mise en cartons et de retrait des archives sur une même journée, évitant ainsi que des archives à caractère confidentiel ne s’égarent ou ne tombent entre des mains inappropriées. Chez Novarchive, les dossiers les plus sensibles peuvent être placés dans des chemises opaques garantissant la confidentialité même pendant la livraison ou la mise en carton. Les étiquettes apposées sur les cartons ne comportent que des numéros et un code barre ce qui empêche d’en connaître le contenu par un simple regard (et rend même le client anonyme). Ces dernières sont scannées à chaque étape de la prise en charge pour assurer une traçabilité optimale : à tout moment, on peut savoir où se trouve un conteneur.
Un transport discret et ultra sécurisé
Une fois les archives retirées, le transport des archives peut s’effectuer dans un véhicule banalisé, à la demande du client, pour éviter d’attirer l’attention. La préservation de l’anonymat renforce la sécurité des archives jusqu’au lieu de dépôt. Chacun de nos camions étant géolocalisé, son itinéraire peut être retracé et sa position connue
