Archivage physique

Les archives papiers font références aux documents produits ou reçus par une entreprise au format papier, et ce, durant tout l’exercice d’activité. Ces documents sont donc à conserver pour garder une mémoire de l’activité économique et sociale de l’entreprise. L’archivage physique est un processus contrôlé composé de plusieurs étapes :

1 - Identifier les documents (inventaire) :
identifier un document c’est s’assurer de son authenticité. C’est la première étape pour connaître les conditions d’archivage du document. Le document doit donc être identifié et daté, et ne pas avoir été modifié pour pouvoir valider son authenticité.

2 - Stocker les documents archivés :
une fois le document identifié et authentifié, il doit être stocké. Pour un stockage optimal, le document doit être à l’abri des intempéries, de la lumière mais également de la poussière ou encore des nuisibles. De bonnes conditions de stockage permettent d’augmenter la durée de vie des documents de l’entreprise. Pour un stockage idéal, plusieurs solutions existent comme les boîtes d’archives, les armoires de stockages ou encore les containers de stockage.

3 - Classer définitivement des archives qui constituent le patrimoine économique et social de l'entreprise:
les documents doivent pouvoir être consultés si besoin. Si les documents sont archivés au sein de l’entreprise, les règles de conservation et de consultation des archives sont mises en place par l’entreprise elle-même. Cependant, si les documents sont archivés par un professionnel, la société d’archivage met généralement en place un registre qui doit être rempli et signé à chaque fois qu’une personne, au préalable autorisée, souhaite consulter des documents.

4 - L’établissement d’un devis :
une fois que la période de conservation obligatoire des documents est écoulée, l’entreprise peut choisir de détruire le document ou de le classer définitivement. C’est à la personne en charge des archives, ou bien à la société d’archivage de décider de la destruction ou du classement final d’un document, toujours avec l’accord de l’entreprise.

Archivage documents administratifs

Comme nous l’avons vu précédemment, certains documents au sein d’une entreprise doivent être obligatoirement conservés. En cas de contrôle ou de litige, l’entreprise doit être en mesure de présenter certains documents. Concernant les documents administratifs, voici une liste non exhaustive de la durée d’archivage légale de certains documents administratifs :


Conservation d’au moins 3 ans :

  • Déclarations de douane;
  • Convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration

Conservation d’au moins 5 ans :

  • Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise;
  • Statuts de la société, à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés;
  • Observations ou mises en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT;
  • Registre unique du personnel.

Conservation d’au moins 10 ans :

  • Factures clients ou fournisseurs, contrats conclus par voie électronique, correspondances commerciales comme les bons de commande ou les bons de livraison.

Conservation d’au moins 30 ans :

  • Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers.

Conservation à vie :

  • Accident de travail ou maladie professionnelle

Archivage documents comptables

Tout comme les documents administratifs, certains documents comptables doivent être conservés et archivés, pendant une période plus ou moins longue selon l’importance et le type de document dont il est question. Voici une liste non exhaustive de la durée de conservation de certains documents comptables :


Conservation d’au moins 2 ans :

  • Police d’assurance;
  • Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), Bénéfices non commerciaux (BNC) et Bénéfices agricoles (BA)
  • Impôts sur les sociétés pour l’EIRL.

Conservation d’au moins 3 ans :

  • Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
  • Impôts sur le revenu et sur les sociétés;
  • Cotisation foncière des entreprises;
  • Taxes sur le chiffre d’affaires.

Conservation d’au moins 5 ans :

  • Livre de paie;
  • Pièces comptables liées au traitement et salaire : bulletin de paie, régimes de retraite, carte de pointage, décompte des commissions, etc
  • Solde de tout compte.

Conservation d’au moins 10 ans :

  • Bulletins de salaires;
  • Livre journal;
  • Livre inventaire;
  • Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…);
  • Grand livre;
  • Relevés bancaires.