Sécurité des données

La sécurité des données constitue un enjeu stratégique et incontournable pour les entreprises. Elles s’efforcent ainsi de mettre en place des mesures robustes pour protéger leurs informations sensibles face aux risques de pertes ou vol de données, cyber-attaque, phishing, etc. Ces risques peuvent en effet mener à des conséquences importantes juridiques, opérationnelles ou financières, mais aussi sur la réputation de l’entreprise.

L’ISO 27001, norme internationale en matière de sécurité de l’information, offre un cadre de référence pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de gestion de la sécurité de l’information (SMSI).

En parallèle, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en Europe impose des obligations strictes en termes de protection des données personnelles.

L’archivage électronique, en conformité avec ces normes, assure une protection optimale des données, participant ainsi à renforcer la fiabilité des systèmes d’informations des entreprises, et la confiance de leurs clients et partenaires.

Pérennité des données

L’un des atouts majeurs de l’archivage électronique réside dans sa capacité à assurer la pérennité des données.

Contrairement aux supports physiques qui peuvent être sujets à la détérioration s’ils ne sont pas conservés dans des conditions adéquates, les données électroniques peuvent être préservées indéfiniment grâce à des technologies de stockage avancées, garantissant ainsi une conservation à long terme.

De plus, la lisibilité dans le temps est assurée par des formats de fichiers pérennes (Ex. PDF/A) et des stratégies d’évolutivité et de migration planifiées pour éviter l’obsolescence technologique des solutions d’archivage.

Intégrité des données

Maintenir l’intégrité des données est impératif pour assurer leur validité au fil du temps et la valeur probante des documents numériques qui le requiert. Les systèmes d’archivage électronique implémentent pour cela des mécanismes sophistiqués de contrôle et de vérification, réduisant les risques de corruption ou de modifications non autorisées, tels que le calcul d’empreintes, l’horodatage, le scellement de l’archive, etc.

La norme NF Z42-013 définie les exigences et recommandations fonctionnelles, organisationnelles et de sécurité pour la conception et l’exploitation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) dont l’enjeu est de conserver une archive électronique dans des conditions de nature à préserver et démontrer l’intégrité de celle-ci durant toute sa durée de conservation.

En respectant cette norme, l’archivage électronique assure une intégrité irréprochable des données, conférant ainsi une valeur probante aux archives électroniques.

Confidentialité des données

La confidentialité des données est une préoccupation majeure, en particulier lorsqu’elles sont sensibles : stratégiques, sécuritaires, personnelles, médicales, etc

Les solutions d’archivage électronique doivent intégrer des mécanismes de sécurité avancés et une gestion des droits fines, pour garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles.

Accessibilité des documents

L’accessibilité rapide et facile aux documents est une attente majeure de l’archivage électronique. Contrairement aux archives physiques, les données électroniques peuvent être récupérées sans délais, de n’importe où, 24/24h et 7jrs/7, améliorant ainsi la productivité et facilitant la collaboration au sein de l’organisation et avec les clients, fournisseurs et partenaires externes.