Numérisation
Numérisation de vos documents
La numérisation a pour but de dématérialiser, de rendre plus facilement accessible et pérenne vos documents. Ce processus permet d’optimiser le temps et le budget consacrés à votre gestion documentaire.
M3-Tech s’adapte à vos besoins et vous accompagne dans la mise en place du projet de numérisation sur l’ensemble de vos supports (documents papiers, audios et vidéos). Selon vos besoins la numérisation sera réalisée selon l’un des deux processus :
- La numérisation simple
- La numérisation fidèle(à vocation probatoire)
Numérisation simple
La numérisation dite simple est une numérisation réalisée afin de dématérialiser un document, le plus souvent papier, afin d’en réaliser une copie digitale. La copie digitale n’a pas la valeur légale de l’original papier qui garde seul cette propriété. Ce processus de numérisation est par exemple bien adapté aux documents internes de l’entreprise. Si l’on souhaite que le document digitalisé ait la même valeur légale que le document papier original, il faut se tourner vers la numérisation fidèle.
La numérisation fidèle(à vocation probatoire)
La numérisation fidèle garantit une reproduction à l’identique tant sur la forme que le fond d’un document papier. Il s’agit de la première étape pour obtenir une copie fiable, qui donne une valeur probante aux documents numérisés. La numérisation fidèle permet de respecter les obligations légales de conservation des documents tout en étant conforme au RGPD. C’est pourquoi seule la numérisation fidèle permet aux documents d’acquérir un statut légal
Pour que la numérisation soit considérée comme fidèle, elle doit répondre à certaines obligations :
- Conserver les métadonnées contextuelles : elles permettent l’identification de la copie en précisant certains éléments de la numérisation comme la date de création.
- Garantir l’absence d’altération de la fidélité des documents numérisés.
- Scellement du document numérisé : l’opérateur de numérisation a donc la charge de préserver l’intégrité de la copie en ajoutant une empreinte numérique par un mécanisme cryptographique. Horodater le document permet de détecter toute modification.
- Définir une convention de numérisation : une documentation complète du processus de numérisation. Cette convention est à conserver aussi longtemps que la copie numérique car elle permet d’expertiser la conformité des dispositifs, notamment en cas de litige.