Dresser un plan d’archivage personnalisé
Nos archivistes experts élaborent avec vous l’inventaire de vos documents et un plan d’archivage personnalisé destiné à faciliter le stockage, la conservation et la gestion de vos archives. Ce plan dressé sur mesure prend en compte plusieurs facteurs déterminants tels que la typologie des documents à archiver, leur durée de conservation et leur confidentialité. Vous pouvez accéder à vos plans d’archivage 24h/24 grâce à Novadoc®, notre portail ergonomique entièrement sécurisé.
Trois modes de conservation adaptés à des besoins spécifiques
Conteneurs
Les conteneurs contiennent généralement des archives dites « intermédiaires » c’est-à-dire plus ou moins consultées. Le système d’identification par codes-barres garantit l’anonymat des documents, lesquels sont réunis en fonction de leurs délais de prescription et conservés de manière aléatoire dans nos dépôts en fonction des espaces disponibles.
Les archives contribuent au succès d’une organisation
Les entreprises et les administrations publiques manipulent au quotidien de nombreux documents de nature administrative, commerciale, comptable et fiscale… Ces documents contiennent des informations, confidentielles ou non, qui aident ces organisations à mener des actions et à réaliser leurs objectifs mais aussi qui prouvent qu’elles les ont menées dans le respect des réglementations et des lois. C’est par exemple le cas des contrats conclus avec les fournisseurs ou les documents financiers. En archivant et en classant les documents, les organisations disposent d’une information claire et accessible et s’inscrivent dans une double démarche :
Conservation en linéaire
Ce mode de conservation est réservé aux archives dites « courantes », très consultées et aux supports spéciaux car il permet un accès rapide aux documents.
Salles spécifiques
Parce que certains documents peuvent avoir un caractère confidentiel qui nécessite une surveillance particulière ou un degré de fragilité impliquant une conservation particulière, nos sites de conservation abritent des salles spécifiques ultra-sécurisées et avec des caractéristiques particulières (hygrométrie, température, lumière…). Ces espaces créés sur demande du client bénéficient d’un contrôle renforcé (accès restreint, biométrie, vidéosurveillance).
